علي صبحي 
نموذج محضر الاجتماع هو سجل يتم تحريره وكتابته من قبل معظم الشركات والمؤسسات عند عقد اجتماع لدراسة ومناقشة مسألة معينة، يعتبر محضر الاجتماع وثيقة رسمية تشرح محتوى وموضوع الاجتماع وبيانات الاجتماع والقرارات المتخذة خلال الاجتماع، كما يتضمن المحضر أهم الأهداف التي تم تحقيقها خلال الاجتماع وبعض التوصيات التي سيتم تنفيذها لاحقًا.
أهمية نموذج محضر الاجتماع؟
ورقة محضر الاجتماع عبارة عن يوميات يمكن للحاضرين والغائبين رؤيتها، ويمكنهم أيضًا الاحتفاظ بنسخة من هذه الورقة للحفاظ على الجهد ومنع التلاعب أو المغالطة أو النسيان، يساعد نموذج محضر الاجتماع المدقق القانوني في مراجعة أي قرارات تتعلق بصرف الأموال من خلال القرارات المسجلة في هذا النموذج.
عنصر محضر الاجتماع
- تاريخ الاجتماع ، بما في ذلك التاريخ التفصيلي والوقت.
- مكان الالتقاء.
- اسم مسؤول المؤتمر.
- اسم الشخص المسؤول عن الإشراف على الاجتماع.
- أسماء الحاضرين في الاجتماع وأسماء الغائبين.
- عنوان الاجتماع.
- المسائل التي سيتم مناقشتها في الاجتماع.
- التعليقات والاقتراحات المقدمة خلال الاجتماع.
الطريقة الصحيحة لكتابة محضر الاجتماع
هناك عدد من المعايير التي يجب اتباعها عند كتابة المحضر، وأهمها:
- يتم تحرير البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع بالتسلسل وفقًا لترتيب تقديمها في الاجتماع.
- قم بتحرير جميع المقترحات المقدمة أثناء الاجتماع وقم بتضمين اسم مقدم الطلب في هذا الاقتراح.
- تعديل اسم المسئول عن اصدار القرار وتنفيذه.
- اكتب النقاط البارزة.
- تحرير السجلات في الزمن الماضي.
- تجنب السجلات المكتوبة، بما في ذلك الأخطاء النحوية أو الاملائية.
- قم بتحرير السجل بالحبر للتأكد من أنه لن يتم التلاعب به أو تغييره.
- لا يُسمح لكاتب محضر الاجتماع بكتابة تعليقات أو نقد شخصي على أحد العناصر التي تمت مناقشتها في الاجتماع، ولكن يمكنه تحرير الملاحظات حول السلوك إذا طلب ذلك.
- احفظ ورقة المحضر في المكان المحدد لها.
- ترتيب جداول المحاضر السابقة حسب أقدمية كل محضر.
- أظهر كيف تم اتخاذ القرارات أثناء الاجتماع.
كيفية كتابة محضر الاجتماع الرسمي
يتم استخدام الدقائق لتسجيل الاجتماعات الرسمية وبدء اجتماعات جديدة وفقًا للقواعد المنظمة بناءً على محاضر الاجتماع السابق. لاحظ أن الكاتب يهتم عند الكتابة بما يلي:
- كتابة اسم مضيف الاجتماع.
- اكتب الاقتراحات الجديدة واكتب اسم صاحب الاقتراح.
- اكتب بصيغة الماضي.
- قم بتدوين الملاحظات حسب الترتيب الزمني للمناقشة.
- اكتب بدون أخطاء نحوية أو إملائية.
- لا ينبغي إدراج الرأي الشخصي لكاتب المحضر.
- قم بتدوين الملاحظات بالحبر للتأكد من عدم العبث بها.
أفضل مكان للحصول علي نماذج محضر الاجتماع جاهزة
من أجل توفير الوقت والجهد يسعي العديد من الحصول علي قوالب محضر الاجتماع جاهزة للاستخدام المباشر، فقط يقوم بتدوين البيانات والملاحظات خلال الاجتماع ومن أفضل المواقع في تقديم خدمات النماذج هو موقع نموذجي ويوجد ايضاً به العديد من نماذج الموارد البشرية والتي تهم جميع موظفي H.R ، ويوفر أيضاً العديد من نماذج محضر الاجتماع الجاهزة التي يمكن تحميلها واستخدامها مباشرة من خلال هذا الرابط.
وفي نهاية مقالنا نتمني من الله أن نكون وفقنا في سرد المقال بالشكل الذي يسعد القارئ ويلبي جميع احتياجاتة.
